Teknologi ini menggabungkan otomatisasi dengan kemampuan AI untuk mengolah informasi, mengenali pola, atau menghasilkan respons sesuai kebutuhan. Dalam lingkungan perusahaan, AI Automation dapat diterapkan untuk pekerjaan administratif, pengolahan dokumen, pelayanan pelanggan, dan pengelolaan alur kerja.
Automation konvensional umumnya menjalankan tindakan berdasarkan aturan yang telah ditentukan. Contohnya, sistem yang secara otomatis mengirimkan email konfirmasi setiap kali pelanggan mengisi formulir. AI Automation menambahkan kemampuan pemrosesan berbasis AI. Misalnya, sistem membaca isi pesan pelanggan, mengelompokkan jenis permintaan, kemudian meneruskannya kepada bagian yang sesuai. Namun, penggunaan AI tidak selalu diperlukan untuk setiap proses. Untuk pekerjaan sederhana dengan aturan yang tetap, otomatisasi konvensional sering menjadi pilihan yang lebih praktis.Sebuah perusahaan dapat menghubungkan formulir digital, database, sistem email, dan aplikasi AI ke dalam satu alur kerja. Sebagai contoh, ketika pelanggan mengirimkan permintaan penawaran melalui website, sistem dapat mengambil informasi permintaan, mengelompokkan jenis layanan, dan membuat draf respons. Draf tersebut kemudian dapat diperiksa oleh staf sebelum dikirimkan. Model penerapan seperti ini membantu perusahaan mengurangi pekerjaan berulang tanpa menghilangkan pengawasan manusia.AI Automation berpotensi membantu meningkatkan konsistensi pekerjaan, mempercepat pengolahan informasi, dan mengurangi kegiatan administratif yang dilakukan secara manual. Selain itu, sistem dapat mendukung pengelolaan permintaan pelanggan dalam jumlah besar. IBM menjelaskan bahwa sistem chatbot perusahaan dapat terintegrasi dengan data, aplikasi, serta alur kerja organisasi untuk mendukung otomatisasi tugas dan layanan.
Sebelum menerapkan AI Automation, perusahaan perlu memetakan proses kerja dan menentukan informasi yang boleh diakses sistem. Penggunaan data pelanggan serta dokumen perusahaan harus memperhatikan keamanan, privasi, dan hak akses. NIST menyediakan AI Risk Management Framework sebagai panduan untuk mengidentifikasi dan mengelola risiko penggunaan sistem AI.
AI Automation dapat menjadi bagian dari strategi peningkatan efisiensi operasional perusahaan apabila diterapkan pada proses yang tepat. Melalui Jogja AI Solutions, Jogja Creative Production (Jogpro) dapat mengembangkan pendekatan solusi otomatisasi bisnis berdasarkan kebutuhan dan karakteristik operasional pelanggan.